Leistung · Workflow-Automatisierung
Ihre Systeme arbeiten zusammen.
Ihr Team tippt nicht mehr doppelt.
Wir automatisieren wiederkehrende Abläufe in Ihrem Unternehmen und verbinden die Programme, die Sie heute schon nutzen: E-Mail, CRM, ERP, Kalender, Buchhaltung und Branchensoftware. Auf Wunsch mit KI-Bausteinen und so gebaut, dass Ihre Daten in Deutschland bleiben können.
Ein ganz normaler Tag
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Im Postfach liegen zwanzig Bestellungen und Anfragen. Jemand öffnet jede einzelne, liest die Anhänge und tippt die Daten ins Warenwirtschaftssystem.
Ein neuer Interessent hat das Kontaktformular ausgefüllt. Die Daten werden von Hand ins CRM kopiert, die Antwortmail wird aus einer Vorlage zusammengebaut.
Eingangsrechnungen werden gesichtet, Lieferanten zugeordnet und in den richtigen Ordner gelegt. Eine fehlt, niemand merkt es.
Für das Montagsmeeting werden Zahlen aus drei Programmen in eine Excel-Tabelle kopiert. Wie jede Woche.
Jede dieser Aufgaben folgt festen Regeln. Und genau das ist die gute Nachricht: Was nach Regeln abläuft, lässt sich automatisieren. Ihr Team kümmert sich dann um die Fälle, die wirklich einen Menschen brauchen.
Was wir automatisieren
Typische Abläufe, die sich lohnen
Eingehende Mails werden erkannt, Anhänge ausgelesen, Daten ins passende System übertragen und der Vorgang dem richtigen Ansprechpartner zugewiesen.
Vom Kontaktformular direkt ins CRM, mit Aufgabe für den Vertrieb und einer passenden ersten Antwort an den Interessenten.
Rechnungsdaten werden erkannt, geprüft und an die Buchhaltung übergeben. Fehlende oder doppelte Belege fallen sofort auf.
Kunden, Aufträge und Termine bleiben in CRM, ERP, Shop und Kalender auf demselben Stand, ohne dass jemand Daten hin und her kopiert.
Zahlen aus mehreren Quellen werden automatisch gesammelt und als Bericht verschickt, zum Beispiel jeden Montag um 7 Uhr.
Fristen, Störungen oder offene Vorgänge lösen automatisch ein Ticket, eine Teams-Nachricht oder eine E-Mail aus. Nichts bleibt liegen.
Automatisierung mit KI
Feste Regeln, wo es geht. KI, wo es nötig ist.
Viele Abläufe brauchen keine KI. Wenn ein Formular ausgefüllt wird und die Daten ins CRM sollen, reicht eine klare Regel. Das ist schneller, günstiger und vollkommen nachvollziehbar.
KI kommt dort ins Spiel, wo Informationen unstrukturiert ankommen: eine frei formulierte E-Mail, ein eingescanntes Dokument, eine Anfrage, die erst eingeordnet werden muss. Dann liest ein KI-Baustein den Inhalt, erkennt das Anliegen und gibt die Daten sauber an den nächsten Schritt weiter. Bei wichtigen Entscheidungen bauen wir eine Freigabe ein, sodass ein Mitarbeiter kurz bestätigt, bevor etwas passiert.
Technik
Worauf wir bei der Umsetzung achten
Die Automatisierungen laufen auf Servern in Deutschland oder in Ihrer eigenen Infrastruktur. Ihre Daten müssen nicht über US-Clouds laufen.
Für die meisten gängigen Programme gibt es fertige Bausteine. Alles mit Schnittstelle lässt sich zusätzlich direkt anbinden.
Die Workflows gehören Ihnen. Sie sind dokumentiert, nachvollziehbar und lassen sich auch ohne uns weiterbetreiben.
Jeder Ablauf ist grafisch dargestellt. Sie sehen, was wann passiert, und jede Ausführung wird protokolliert.
Das Werkzeug wählen wir passend zur Aufgabe: eine bewährte Automatisierungsplattform, ein eigenes Skript oder die direkte Schnittstelle Ihrer Software. Entscheidend ist, dass es zuverlässig läuft und für Sie nachvollziehbar bleibt.
System-Integrationen
Wir verbinden, was Sie schon haben
Sie müssen keine neue Software einführen. Wir binden Ihre bestehenden Programme an, zum Beispiel:
So läuft ein Projekt ab
Vier Schritte, keine Überraschungen
Wir schauen uns gemeinsam an, wo heute Zeit verloren geht und welche Abläufe sich wirklich lohnen.
Und wenn sich Automatisierung bei Ihnen nicht rechnet? Dann sagen wir Ihnen das offen.
Sie bekommen eine klare Beschreibung, was automatisiert wird, welche Systeme beteiligt sind und was es kostet.
Und wenn sich unterwegs etwas ändert? Dann stimmen wir es mit Ihnen ab, bevor wir weiterbauen.
Wir bauen den Workflow, testen ihn mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag und gehen live, wenn alles sitzt.
Und wenn mal etwas schiefgeht? Jeder Workflow hat eine Fehlerbehandlung. Fällt ein Schritt aus, wird jemand benachrichtigt, und es gehen keine Daten verloren.
Nach dem Start überwachen wir die Abläufe und passen sie an, wenn sich bei Ihnen etwas ändert.
Und wer kümmert sich, wenn ein Programm ein Update bekommt? Das übernehmen wir im Rahmen der Betreuung.
Datenschutz
Ihre Daten bleiben unter Kontrolle
Automatisierungen verarbeiten oft Kunden- und Personaldaten. Deshalb planen wir den Datenschutz von Anfang an mit: Betrieb auf Servern in Deutschland oder in Ihrer eigenen Umgebung, nur so viele Daten wie nötig, nachvollziehbare Protokolle und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wenn KI-Bausteine zum Einsatz kommen, setzen wir auf Anbieter mit Verarbeitung in der EU.
Häufige Fragen
Fragen zur Workflow-Automatisierung
Was ist Workflow-Automatisierung?
Bei der Workflow-Automatisierung werden wiederkehrende Abläufe als feste Regeln hinterlegt und dann automatisch ausgeführt. Zum Beispiel: Wenn eine E-Mail mit Rechnung eingeht, werden die Daten ausgelesen und in der Buchhaltung abgelegt. Die beteiligten Programme werden dafür über ihre Schnittstellen miteinander verbunden.
Warum nicht einfach Zapier oder Make?
Für einfache Abläufe können solche Dienste reichen. Sie laufen allerdings ausschließlich in der Cloud des Anbieters, und bei vielen Ausführungen steigen die Kosten schnell. Wir setzen auf Lösungen, die sich in Deutschland oder bei Ihnen betreiben lassen. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten.
Brauche ich dafür eigene Server?
Nein. Wir können den Betrieb für Sie übernehmen. Wenn Sie lieber alles im eigenen Haus haben, richten wir die Automatisierung auch in Ihrer Infrastruktur ein.
Was passiert, wenn ein Workflow fehlschlägt?
Jeder Workflow bekommt eine Fehlerbehandlung. Wenn ein Schritt nicht funktioniert, etwa weil ein Programm nicht erreichbar ist, wird der Vorgang festgehalten und eine verantwortliche Person benachrichtigt. Danach lässt er sich einfach erneut ausführen.
Können meine Mitarbeiter Workflows selbst anpassen?
Ja, wenn Sie das möchten. Die Abläufe sind grafisch aufgebaut, kleinere Änderungen sind nach einer kurzen Einweisung gut machbar. Größere Anpassungen übernehmen wir gern.
Was kostet eine Automatisierung?
Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind und wie komplex der Ablauf ist. Nach dem Prozess-Check bekommen Sie ein Angebot, in dem genau steht, was automatisiert wird und was es kostet.